Hướng dẫn cách lập hóa đơn điều chỉnh khi hóa đơn điện tử bị sai mã số thuế của người mua theo quy định mới nhất năm 2026 tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì:
Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày
19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ…
13. Sửa đổi tên Điều 19 và sửa đổi, bổ sung Điều 19 như sau:
“Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử
1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SSHĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng…năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.
Vậy là: Khi phát hiện ra hóa đơn điện tử bị sai mã số thuế thì có thể lựa chọn xử lý sai sót bằng 1 trong 2 cách sau:
+ Cách 1: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh (để điều chỉnh cho hóa đơn đã bị sai mã số thuế đó)
+ Cách 2: Người bán lập hóa đơn thay thế (để thay thế cho hóa đơn đã bị sai mã số thuế đó)
Việc lựa chọn xử lý hóa đơn sai MST theo cách nào là do bên bán và bên mua cùng thỏa thuận và quyết định (Làm theo cách nào cũng được, thuận lợi cho việc mua bán thực tế nhất là được)
Ví dụ như trường hợp sai mã số thuế dẫn đến sai cả tên công ty, hoặc sai cả địa chỉ thì nên sử dụng hóa đơn thay thế để xử lý sai sót => như vậy sẽ dễ dàng hơn trong việc lập hóa đơn
