Hướng dẫn cách lập hóa đơn thay thế theo quy định về hóa đơn điện tử mới nhất năm 2026 tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Trình tự thực hiện lập hóa đơn thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP như sau:
Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận thay thế hóa đơn hoặc thông báo cho người mua
Trước khi thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải lập biên bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua
+ Đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai;
+ Trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có).
Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có
yêu cầu.
Lưu ý: Trước khi lập hóa đơn thay thế theo nghị định 70/2025/NĐ-CP thì phải lập biên bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua
(Trước ngày 01/06/2025, khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì không bắt buộc phải có văn bản thỏa thuận hoặc thông báo về việc thay thế hóa đơn điện tử lập sai)
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Bước 3: Người bán ký số hóa đơn thay thế rồi gửi cho người mua
+ Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai => sau đó người bán gửi cho người mua
+ Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai => sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới => Sau khi hóa đơn thay thế đã được cấp mã thì người bán gửi cho người mua
=================================
Một vài các lưu ý khi lập hóa đơn thay thế theo nghị định 70/2025/NĐ-CP
+ Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
+ Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu;
======================
Kê khai hóa đơn thay thế
Theo quy định tại Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì:
Người bán, người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế;
========================
Khi nào lập hóa đơn thay thế? Hóa đơn thay thế sử dụng trong những trường hợp nào?
Bắt đầu từ ngày 01/06/2025, thì hóa đơn thay thế sẽ được sử dụng trong 2 trường hợp sau đây:
Trường hợp 1: Tại Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP
13. Sửa đổi tên Điều 19 và sửa đổi, bổ sung Điều 19 như sau:
“Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử
1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SSHĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Trường hợp 2: Tại khoản 6 điều 12 của Thông tư 32/2025/TT-BTC
6. Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP) và quy định tại Thông tư này, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà hóa đơn đã lập sai thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai và lập hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập sai. Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập sai (hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐCP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Lưu ý với các bạn rằng: Từ ngày 01/06/2025 trở đi thì Không dùng hóa đơn thay thế để xử lý hàng bán bị trả lại
=> Từ ngày 01/06/2025 trở đi chỉ dụng hóa đơn điều chỉnh để xử lý hàng bạn bị trả lại mà không sử dụng hóa đơn thay thế
Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP
13. Sửa đổi tên Điều 19 và sửa đổi, bổ sung Điều 19 như sau:
“Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử
4. Hóa đơn để điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp như sau:
c) Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá, dịch vụ:
c.1) Trường hợp trả lại hàng hóa: Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.
