Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn khi phát sinh hàng bán bị trả lại theo quy định mới nhất năm 2026 tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và thông tư 32/2025/TT-BTC.
Hàng bán bị trả lại là số lượng hàng hóa được xác định là đã bán (Người bán đã giao hàng, đã xuất hóa đơn giao cho người mua) nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách.
Căn cứ pháp lý: Thực hiện theo quy định tại: Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP Sửa đổi tên Điều 19 và sửa đổi, bổ sung Điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì:
Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử
4. Hóa đơn để điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp như sau:
c) Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá, dịch vụ:
c.1) Trường hợp trả lại hàng hóa: Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.
c.2) Trường hợp hàng hoá là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua thì khi trả lại hàng hoá đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan, nếu người mua là đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hoá đơn trả lại hàng cho người bán.
c.3) Đối với trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm: Căn cứ vào hóa đơn đã lập và biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số tiền phí bảo hiểm được hoàn, giảm (không bao gồm thuế giá trị gia tăng), số tiền thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn thu phí bảo hiểm mà doanh nghiệp bảo hiểm đã thu (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do hoàn, giảm phí bảo hiểm thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền. Trên hóa đơn ghi rõ số tiền phí bảo hiểm hoàn, giảm, lý do hoàn, giảm. Biên bản này được lưu giữ cùng với hóa đơn thu phí bảo hiểm tại doanh nghiệp và xuất
trình khi có yêu cầu.
Đối với các trường hợp quy định tại điểm c.1, điểm c.2, điểm c.3, người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hoá, dịch vụ và phải xuất trình khi được yêu cầu.
c.4) Trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ hoặc lập hóa đơn thu tiền đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, nhà chuyển nhượng sau đó phát sinh việc huỷ hoặc chấm dứt giao dịch và hủy một phần việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập theo quy định tại điểm b.1 khoản 1 Điều này.
Vậy là đối với trường hợp trả lại hàng hóa thì sẽ xử lý như sau:
Khi mua bán hàng hoá => Người bán đã bàn giao hàng hóa và đã xuất hoá đơn => Người mua đã nhận hàng nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá thì thực hiện như sau:
+ Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận trả lại hàng: ghi rõ lý do và mặt hàng trả lại
(Lưu ý: Người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng và phải xuất trình khi được yêu cầu)
+ Bước 2: Người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh khi nhận lại hàng
(Lưu ý: trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán)
(Vậy là: khi trả lại hàng thì bên bán hay bên mua lập hóa đơn đều được (do 2 bên thỏa thuận))
===================
Một vài các lưu ý khi các bạn thực hiện lập hóa đơn trả lại hàng:
+ Ngày trên hóa đơn trả lại hàng: Là ngày bên mua trả lại hàng
+ Thuế suất thuế GTGT trên hóa đơn trả lại hàng: Khi bán hàng mặt hàng đó chịu thuế suất bao nhiêu %, thì khi lập hóa đơn trả lại hàng cũng ghi đúng mức thuế suất đó
* Lưu ý về thuế suất thuế GTGT trên hóa đơn hàng bán bị trả lại đối với các mặt hàng được giảm thuế GTGT:
Trường hợp hàng hóa đã mua bán vào thời điểm được giảm thuế GTGT với thuế suất 8% theo quy định => Nhưng sau đó, người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng vào thời điểm đã hết thời hạn được giảm thuế GTGT (8%) theo quy định thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập với thuế suất thuế GTGT 8%, người bán và người mua có thỏa thuận ghi rõ hàng bán trả lại.
Nội dung này được hướng dẫn tại Công văn số 2121/TCT-CS ngày 29/5/2023 của Tổng cục Thuế, và công văn số 8999/CTTPHCM-TTHT ngày 19/7/2023 của Cục Thuế TP. HCM về hướng dẫn lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động trả hàng và chiết khấu thương mại
+ Mọi khoản phạt hợp đồng kinh tế phát sinh thêm khác thì lập chứng từ Thu – Chi riêng. Không được bù trừ hay cộng vào đơn giá của hàng trả lại trên hóa đơn
